Consideraciones sobre la gestión del tiempo

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El tiempo y su análisis, desde el punto de vista de la gerencia, no es un tema nuevo. Sin embargo, su importancia aún no ha sido concientizada lo suficiente en la lista de prioridades de las personas, que pasan gran parte de su vida preocupadas por el uso que le dan. El tiempo es un recurso limitado y que en todo caso se impone el hecho de que ni siquiera el individuo más libre dispone del él del todo, que siempre tiene más o menos medido, aunque solo sea por las necesidades vitales y los determinantes que caracterizan la naturaleza misma del tiempo.

Además de ello, como ser social que es, el ser humano interactúa con otras personas, las cuales nos imponen limitaciones en el uso de nuestro tiempo, que de esa manera debe repartirse en un tiempo para nuestra vida privada y un tiempo de nuestra vida en relación con los otros. Esta última parte de nuestra vida está íntimamente relacionada con el aspecto laboral, dado que en nuestras sociedades contemporáneas, el trabajo es casi obligatorio, si se quiere funcionar adecuadamente dentro de las mismas y así lograr satisfacer nuestras necesidades vitales y de cualquier otra naturaleza superior como las de realización personal. De ese modo que la jornada cotidiana de trabajo generalmente se define en relación con las necesidades de la producción y de la competencia, de las posibilidades físicas, de los recursos afectivos y de las capacidades intelectuales del trabajador.

Dicha jornada está condicionada por factores políticos, económicos, tecnológicos, sociales y administrativos, que de diferentes maneras limitan y ordenan el uso del tiempo; obligando a las personas involucradas, independientemente del nivel jerárquico que ocupen al interior de la estructura organizativa, a hacer el uso más racional posible del mismo.

El tiempo imperiosamente debe ser considerado como uno de los recursos esenciales de las instituciones y, la administración del mismo, representa un talento especial que debe poseer cualquier ejecutivo que desee desarrollar efectivamente su labor. El gerente eficaz, antes de actuar, verifica su tiempo; y no planifica antes de aclarar sus propósitos. Luego intenta manejarlo y procura eliminar toda demanda improductiva de su tiempo.

Ese proceso constituye la base para un ejecutivo eficiente y consta de tres etapas: 1 Examen del tiempo: el cual consiste en llevar un registro del uso real del tiempo; identificando las actividades no productivas que deben eliminarse, transfiriendo a otros las que pueden ser delegadas y no haciendo aquellas que quitan el tiempo a otras personas. 2 Identificación de las causas de pérdida de tiempo: que puede ser la crisis por la carencia de un sistema o previsión; el exceso de personal; reuniones numerosas por una deficiente organización e información errónea. 3 Consolidación del tiempo discrecional: el poder contar con un tiempo libre para llevar a cabo las tareas importantes o los hechos sobrevenidos, manteniéndolo bajo su control la mayor cantidad posible de variables inherente a su giro profesional.

El uso personal del tiempo también se ve afectado por la personalidad de cada uno, la cual se manifiesta en diferentes estilos organizacionales, que satisfacen diferentes necesidades personales, corresponden a maneras características de actuar y devienen de la naturaleza propia de cada cual. Cualquiera que sea el estilo de cada persona, lo importante es recordar que está basado en hábitos naturales, susceptibles de ser modificados para mejor, en aras de mantenerse organizado adecuadamente, de modo que se logre tener un desarrollo de la vida satisfactoriamente, tanto en el plano personal como en el plano ocupacional.

Para saber cómo realizamos nuestras actividades utilizando correctamente el tiempo, se acude a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de urgencia y puesta en valor, donde todas las actividades se priorizan en cada cuadrante, de acuerdo a su importancia y su agregación de valor.

En el caso de cualquier institución, la administración del tiempo está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos, podremos utilizar dicha matriz e identificar acciones en cada uno de los cuadrantes que combina las prioridades en orden de importancia.

Uno de los problemas en una organización son los sustractores del tiempo, aquellos que no permiten dedicar a cumplir con nuestro plan. Para afrontarlo, existen una serie de recomendaciones: 1 Evitar caer en el perfeccionismo. 2 Aprender a decir no. 3 Evitar distracciones. 4 Aprender a delegar. 5 Ser puntual y exigir puntualidad. 6 Suprimir ambivalencias sinsentido. 7 Evitar perder el foco. 8 Hacer un buen manejo de reuniones. 9 Gestionar ordenadamente el despacho de documentos. !0 Poner en correcta perspectiva los conflictos. !1 Hacer un buen uso de los correos electrónicos. !2 Uso breve de la telefonía !3 Aprovechar las pausas para retomar energía.

Para el manejo eficaz del tiempo, existen una serie de medidas tendientes a rendir su uso al máximo y todas orientadas hacia el control personal del mismo, más que hacia un control institucional. En su mayoría, se centran en recomendar el establecimiento de metas y prioridades, la subdivisión de las tareas, la delegación de tareas en los colaboradores, el no comprometerse demasiado y el establecimiento de horas de trabajo interno. Todas estas recomendaciones son importantes, teniendo en consideración la naturaleza especial del tiempo como uno de los recursos más valiosos con que cuentan las organizaciones y el cual debe ser usado de la manera más racional posible, si se desea aprovechar este vital recurso cronológico.

Moisés Bittán
@moisesbittan
Director de Finantop

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